Termeni și Condiții
ESET4Schools

1Definiții și părți

În cuprinsul prezentelor Termeni și Condiții, termenii de mai jos au următoarele înțelesuri:

2Domeniu de aplicare

Prezentele Termeni și Condiții reglementează:

• procesul de înscriere la Concurs;
• regulile de participare la etapa de selecție și la finala din 6 noiembrie 2026;
• drepturile și obligațiile Organizatorului, ale mentorilor și ale participanților;
• prelucrarea datelor cu caracter personal în legătură cu evenimentul;
• drepturile de proprietate intelectuală și drepturile de imagine.

Prin participarea la orice componentă a ESET4Schools, toți participanții (inclusiv minorii, prin intermediul reprezentanților lor legali) acceptă în mod implicit prezentele condiții.

3Participanți și eligibilitate

Compoziția echipei. O echipă poate include maximum 6 membri, cu vârste corespunzătoare claselor 5–6 (excepții posibile pentru clasele 4–8 la latitudinea Organizatorului). Toți membrii trebuie să fie elevi înscriși la o școală din România sau la un club afiliat unei instituții de învățământ din România.

Mentorul. Fiecare echipă trebuie să aibă un mentor adult — profesor, părinte sau coordonator de club — care realizează înscrierea și asigură supravegherea minorilor pe toată durata evenimentului. Un mentor poate înscrie o singură echipă per ediție.

Proiectul. Proiectul trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele criterii de eligibilitate:

• Domeniu STEM — știință, tehnologie, inginerie sau matematică.
• Originalitate — idee nouă sau îmbunătățire semnificativă a unei idei existente; orice sursă de inspirație trebuie atribuită explicit; nu sunt acceptate copii sau reproduceri fără valoare adăugată proprie.
• Impact pozitiv — proiectul trebuie să demonstreze sau să argumenteze convingător un impact benefic asupra comunității locale sau asupra societății în sens mai larg; impactul demonstrat (real) constituie un avantaj față de impactul potențial (argumentat).
• Demonstrabilitate — proiectul trebuie să poată fi prezentat și demonstrat fizic în ziua evenimentului, la standul echipei finaliste.

Organizatorul își rezervă dreptul de a solicita clarificări sau documente suplimentare pentru verificarea eligibilității și de a descalifica echipele care nu îndeplinesc criteriile, indiferent de stadiul concursului.

4Procesul de înscriere

Cine se înscrie. Înscrierea se realizează exclusiv de către mentor, prin completarea formularului disponibil pe Site. Nu sunt acceptate înscrieri prin alte canale.

Termenul limită. Înscrierile sunt deschise până la 14 SEPTEMBRIE 2026. Organizatorul poate prelungi sau scurta această perioadă printr-un anunț publicat pe Site cu cel puțin 48 de ore înainte de modificare.

Datele solicitate. Formularul va include:

• datele de identificare ale mentorului (nume, funcție, contact);
• numele echipei;
• pentru fiecare membru al echipei: nume și prenume, vârstă, școală/club, localitate, județ, clasă;
• denumirea proiectului, descrierea acestuia și argumentarea impactului;
• bifarea de acceptare a prezentelor Termeni și Condiții.

Confirmarea și validarea. La trimiterea formularului, mentorul primește o confirmare automată pe adresa de e-mail indicată. Eligibilitatea echipei și a proiectului este verificată de Organizator în termen de câteva zile lucrătoare, după care mentorul este contactat cu rezultatul validării.

Corectitudinea datelor. Mentorul garantează că toate informațiile transmise sunt corecte și complete. Orice modificare ulterioară (retragerea unui membru, schimbarea proiectului) trebuie comunicată Organizatorului în scris, la adresa de contact indicată în secțiunea 15.

5Regulile concursului

Etapa de selecție (screening). Toate proiectele validate sunt evaluate de un juriu format din 5 specialiști STEM. Juriul primește dosarele cu cel puțin o săptămână înaintea datei anunțului finaliștilor și poate evalua proiectele fizic sau online. Criteriile de evaluare (fișă de jurizare) sunt publicate pe Site.

Anunțul finaliștilor. Cele 8 echipe finaliste sunt anunțate în data de 30 SEPTEMBRIE, pe Site și prin e-mail adresat mentorilor.

Obligațiile finaliștilor. Echipele finaliste se angajează:

• să prezinte proiectul pe scenă în ziua evenimentului, fără prezența mentorului pe scenă;
• să asigure funcționarea standului propriu pe întreaga durată a evenimentului (10:00–14:00);
• să aibă proiectul în stare demonstrabilă în ziua evenimentului.

Conduita. Participanții nu vor adopta comportamente care pot aduce atingere imaginii evenimentului, altor echipe sau juriului. Plagiatul, frauda sau orice formă de comportament neetic pot duce la descalificarea imediată.

Decizia juriului. Deciziile juriului sunt finale și nu pot fi contestate. Juriul poate acorda mențiuni speciale sau poate decide neatribuirea unui premiu dacă niciun proiect nu îndeplinește standardul minim.

6Evenimentul din 6 noiembrie 2026

Locație și acces. Evenimentul se desfășoară în cadrul Palas Iași, la o sală indicată pe Site și în invitațiile transmise mentorilor finaliști. Accesul este permis pe baza acreditării primite de la Organizator.

Programul zilei include prezentări ale speakerilor invitați, prezentările pe scenă ale echipelor finaliste și gala de premiere. Programul detaliat va fi comunicat mentorilor finaliști și publicat pe Site cu cel puțin două săptămâni înainte de eveniment.

Supravegherea minorilor. Pe toată durata evenimentului, supravegherea membrilor minori ai echipelor finaliste revine exclusiv mentorilor și/sau părinților/însoțitorilor adulți care îi acompaniază. Organizatorul nu are calitatea de supraveghetor al minorilor și nu răspunde pentru incidentele rezultate din lipsa supravegherii adecvate din partea adulților însoțitori.

Capacitate și acces. Evenimentul primește un număr maxim de aproximativ 300 de participanți. Organizatorul poate limita numărul de persoane însoțitoare per echipă și poate refuse accesul persoanelor care nu dețin o acreditare validă.

Fotografiere și filmare. Evenimentul va fi fotografiat și/sau filmat de Organizator sau de parteneri media agreați. A se vedea secțiunea 10 pentru drepturile de imagine.

7Premii

Evenimentul acordă premii echipelor clasate pe locurile 1, 2 și 3, incluzând componente financiare pentru echipă și pentru școala de proveniență, după cum urmează:
Premiile:
Premiul 1 - 4000 ron
Premiul 2 - 2000 ron
Premiul 1 - 1000 ron
]/p>

Premiile în bani acordate echipelor de elevi vor fi tratate în conformitate cu legislația fiscală română în vigoare. Organizatorul va furniza mentorilor informații privind modalitatea de acordare a premiilor în timp util înainte de eveniment.

Premiile nu sunt transferabile, nu pot fi înlocuite cu echivalent în bani (acolo unde componenta nu este financiară) și nu pot fi cedate altor persoane sau echipe. Neprezentarea la gala de premiere poate duce la pierderea dreptului la premiu.

8Proprietate intelectuală

Drepturile echipei. Proiectul înscris în concurs rămâne proprietatea intelectuală a echipei și/sau a instituției de învățământ, conform prevederilor Legii nr. 8/1996 privind dreptul de autor și drepturile conexe, cu modificările ulterioare.

Drepturile Organizatorului. Prin înscrierea în concurs, echipa (prin mentorul său) acordă Organizatorului o licență neexclusivă, gratuită, pe durată nedeterminată, pentru a:

• prezenta, descrie și promova proiectul în materiale de comunicare ale evenimentului (site, social media, comunicate de presă, materiale de marketing);
• utiliza titlul, descrierea și imaginile proiectului în rapoarte și materiale educaționale ale Organizatorului.

Această licență nu implică cedarea dreptului de autor și nu restricționează dreptul echipei de a exploata proiectul în orice alt mod.

Originalitatea. Mentorul garantează că proiectul este original, nu încalcă drepturile de proprietate intelectuală ale terților și că orice material preluat din surse externe este menționat și atribuit corespunzător. Orice litigiu privind drepturile de proprietate intelectuală al unui proiect înscris este de responsabilitatea exclusivă a echipei și a mentorului.

9Prelucrarea datelor cu caracter personal

Categorii de date prelucrate. Organizatorul prelucrează datele furnizate prin formularul de înscriere, inclusiv:

• date de identificare ale mentorilor (adulți): nume, prenume, funcție, adresă de e-mail, instituție;
• date de identificare ale elevilor (minori): nume, prenume, vârstă, clasă, școală sau club, localitate, județ;
• descrierea proiectului și materialele aferente.

Date ale minorilor. Dat fiind că membrii echipei sunt, în general, minori cu vârsta sub 18 ani, prelucrarea datelor acestora se realizează pe baza consimțământului exprimat de mentor în calitate de reprezentant legal sau de adult autorizat de familia elevului. Prin bifarea căsuței de acceptare, mentorul confirmă că deține acordul părinților sau tutorilor legali ai fiecărui elev pentru prelucrarea datelor acestora în condițiile descrise în prezenta secțiune și în Politica de confidențialitate publicată pe Site.

Scopurile prelucrării și temeiul juridic:

• Gestionarea înscrierii și organizarea evenimentului — executarea unui contract/prestarea unui serviciu (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR).
• Comunicări legate de eveniment (confirmări, anunțuri, rezultate) — interes legitim al Organizatorului (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).
• Promovarea evenimentului (utilizarea numelui echipei și a proiectului în materiale de comunicare) — consimțământ exprimat la înscriere (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR).
• Respectarea obligațiilor legale (fiscale, contabile) — obligație legală (art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR).

Durata păstrării datelor. Datele de identificare ale participanților sunt păstrate pe o perioadă de maximum 3 ani de la data evenimentului, cu excepția cazului în care legislația impune o perioadă mai lungă (de ex. documente cu relevanță fiscală — 5 ani conform Codului fiscal). Datele utilizate exclusiv în scopuri de promovare pot fi păstrate pe o durată mai mare, dacă consimțământul nu este retras.

Drepturile persoanelor vizate. Mentorii, în nume propriu și în calitate de reprezentanți ai elevilor minori, beneficiază de:

• dreptul de acces la datele prelucrate;
• dreptul la rectificarea datelor inexacte;
• dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat"), în limitele prevăzute de GDPR;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul de a se opune prelucrării;
• dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără ca retragerea să afecteze legalitatea prelucrărilor anterioare;
• dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), cu sediul în București, str. Olari nr. 32, www.dataprotection.ro.

Exercitarea drepturilor se poate face prin transmiterea unei cereri scrise la adresa de contact indicată în secțiunea 15. Organizatorul răspunde în termen de maximum 30 de zile.

Transferul datelor. Datele nu sunt transferate în afara Spațiului Economic European și nu sunt vândute unor terți. Datele pot fi accesate de parteneri contractuali ai Organizatorului (ex. furnizor de platformă e-mail) în baza unor acorduri de prelucrare conform art. 28 GDPR.

Politica de confidențialitate completă este disponibilă pe Site și face parte integrantă din prezentele Termeni și Condiții.

10Drepturi de imagine

Evenimentul va fi fotografiat și/sau filmat. Prin participarea la eveniment, participanții adulți acceptă că imaginea lor poate apărea în materiale foto/video realizate de Organizator sau de parteneri media agreați și utilizate în scopuri de documentare și promovare a evenimentului.

Minorii. Fotografierea sau filmarea membrilor minori ai echipelor finaliste în contexte individualizate (portrete, prezentări identificabile) se realizează exclusiv pe baza acordului explicit al părintelui sau tutorelui legal, exprimat în scris, prin formularul de consimțământ transmis mentorilor finaliști înainte de eveniment. Fotografiile de grup sau cele realizate în cadru larg (sala, standul, scena), în care minorii nu sunt individualizați ca subiecți principali, pot fi utilizate fără un consimțământ individual suplimentar, în temeiul interesului legitim al Organizatorului.

Consimțământul pentru drepturile de imagine poate fi retras în orice moment, prin solicitare scrisă adresată Organizatorului; Organizatorul va depune eforturi rezonabile pentru a retrage materialele publicate, acolo unde retragerea este tehnic posibilă.

11Răspundere și siguranță

Siguranța minorilor. Organizatorul va asigura un mediu sigur și corespunzător în spațiile pe care le controlează pe durata evenimentului. Cu toate acestea, supravegherea directă a minorilor participanți (membri ai echipelor sau însoțitori) revine exclusiv mentorilor și adulților însoțitori. Organizatorul nu răspunde pentru incidentele sau accidentele survenite ca urmare a lipsei de supraveghere din partea adulților responsabili.

Limitarea răspunderii Organizatorului. Organizatorul nu este răspunzător pentru:

• pierderea, furtul sau deteriorarea bunurilor personale aduse la eveniment;
• vătămările corporale sau prejudiciile materiale cauzate de comportamentul altor participanți;
• prejudiciile indirecte, incidentale sau de altă natură derivate din participarea la eveniment;
• eventualele probleme tehnice sau de funcționare ale proiectelor prezentate de echipe.

Codul de conduită. Toți participanții sunt obligați să respecte regulile de bună-cuviință, să nu deranjeze desfășurarea evenimentului și să nu deterioreze bunurile locației. Organizatorul poate exclude orice participant care perturbă evenimentul sau adoptă un comportament inadecvat, fără obligația de a oferi o explicație.

Respectarea regulamentului locației. Participanții au obligația de a respecta regulamentele interne ale Palas Iași pe toată durata evenimentului.

12Forță majoră

Organizatorul nu răspunde pentru neîndeplinirea sau îndeplinirea defectuoasă a obligațiilor asumate în cazul în care aceasta este cauzată de un eveniment de forță majoră, în sensul art. 1351 din Codul civil român — un eveniment imprevizibil, insurmontabil și exterior controlului Organizatorului (inclusiv, dar fără a se limita la: calamități naturale, restricții sanitare, decizii ale autorităților publice, probleme grave de infrastructură).

În cazul producerii unui eveniment de forță majoră, Organizatorul va notifica participanții prin Site și e-mail și va propune, acolo unde este posibil, soluții alternative (amânare, format hibrid sau online).

13Modificări și anulare

Modificarea Termenilor și Condițiilor. Organizatorul poate modifica prezentele Termeni și Condiții în orice moment, cu notificare publicată pe Site. Modificările intră în vigoare la data publicării. Continuarea participării la Concurs după publicarea modificărilor constituie acceptul noilor condiții.

Modificarea evenimentului. Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica data, locul, formatul sau programul evenimentului. Orice modificare semnificativă va fi comunicată participanților cu cel puțin 14 zile înainte de eveniment, cu excepția situațiilor de forță majoră.

Anularea evenimentului. În cazul anulării complete a evenimentului din motive care nu țin de forță majoră, Organizatorul va oferi o compensație sau alternativă rezonabilă. În caz de forță majoră, Organizatorul nu datorează nicio compensație financiară.

Retragerea din concurs. O echipă se poate retrage oricând din concurs printr-o notificare scrisă adresată Organizatorului. Retragerea după anunțul finaliștilor poate afecta planificarea evenimentului; mentorul este rugat să notifice Organizatorul cât mai devreme posibil.

14Legislație aplicabilă și litigii

Prezentele Termeni și Condiții sunt guvernate de legislația română în vigoare, inclusiv, dar fără a se limita la:

• Codul civil român (Legea nr. 287/2009);
• Legea nr. 8/1996 privind dreptul de autor și drepturile conexe;
• Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și Legea nr. 190/2018;
• Legea nr. 272/2004 privind protecția și promovarea drepturilor copilului;
• Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic (aplicabilă platformei online).

Eventualele litigii vor fi soluționate pe cale amiabilă în primul rând. Dacă acest lucru nu este posibil, competența revine instanțelor judecătorești din România, conform normelor de drept comun.

15Contact

Pentru orice întrebare legată de prezentele Termeni și Condiții, de procesul de înscriere, de prelucrarea datelor personale sau de eveniment, ne puteți contacta la:

Răspundem la solicitările privind datele personale în termen de maximum 30 de zile calendaristice de la primirea cererii.